¿Cómo crear bases de datos de candidatos para mi empresa?

Sabemos que el verano en las empresas es época de desconectar y recargar pilas, pero también de organizar por dentro y preparar la nueva temporada. 

Por eso, sois muchos los que en verano reforzáis la plantilla para sustituciones, hay más carga de trabajo y contratamos de forma temporal a nuevas personas, etc. Todo esto puede desembocar en que os encontráis con nuevos miembros para vuestro equipo que no queréis perder pero que tampoco podéis contratar o conservar ahora mismo. 

Esta misma situación puede darse después de un proceso de selección en el que se han presentado varias personas para un solo puesto y te quedas con ganas de incorporar a más. 

Para que estás personas no se pierdan en tu bandeja de correo o en un archivo con su CV, vamos a hablar de una herramienta muy útil: las bases de datos de candidatos. Así podrás tener a mano todas las personas que te pueden interesar a un golpe de clic. Vamos a ver cómo hacerlo. 

¿Qué es una base de candidatos para tu empresa? 

Una base de datos de candidatos o también llamada base de datos de recursos humanos es un sistema que organiza y registra a todas las personas que por alguno de sus talentos te interesa para tu empresa y quieres tenerlas localizadas.

Es muy importante que sepas el objetivo que quieres para tu base de candidatos. Dependiendo si la quieres como fuente de reclutamiento de nuevos talentos, si lo que buscas es incluir también los trabajadores activos en la empresa y gestionar sus bajas, vacaciones, etc. o el fin que necesites tendrás que decidir y registrar unos campos u otros.

Una vez tengas claro el objetivo es cuestión de organizar tu fichero siguiendo los siguientes pasos.

¿Cómo organizar una base de datos de candidatos?

Para organizar una base de candidatos o de recursos humanos puedes hacerlo desde una simple hoja de cálculo (como un excel) o puedes irte a softwares especializados de pago. 

En nuestro caso, eso lo dejamos a vuestra elección según la cantidad de personas que queráis incluir, los objetivos y las funcionalidades que busquéis.

No obstante, vamos a resaltar los básicos que tenéis que tener en cuenta para empezar y que podéis hacerlo sin coste alguno. 

• Ejemplos de campos a incluir: Formación académica, experiencia previa en el puesto al que se presenta, datos de contacto, enlace a una carpeta donde están sus archivos (cv, carta presentación, porfolio, etc.) y lo que consideres necesario. 
• Acceso centralizado y en línea: Es importante que a esta base de datos se pueda acceder desde puntos diferentes incluso desde internet en cualquier lugar. No es recomendable que solo tenga acceso la persona que lo gestiona desde su ordenador, por ejemplo.
• Uniformidad: recoge los mismos datos de todas las personas que vas a meter en tu base de candidatos para que así puedas comparar con la misma cantidad de información e igualdad de condiciones. 
• Dedica tiempo al mantenimiento: Borra candidatos muy antiguos o que sepas que ya no están interesados, elimina duplicados si fuese el caso, no guardes información irrelevante para tus objetivos, etc.
• Seguridad y legalidad: Es importante que tengas en cuenta que estás almacenando datos personales de personas que se han presentado a tu entrevista, están en tu empresa, etc. Por tanto debes cumplir con la ley de protección de datos y solicitar el consentimiento de los candidatos para poder procesarlos. 

¿Por qué utilizar una base de datos de recursos humanos?

Aunque creas que “pierdes” tiempo en tener esta base de datos de candidatos actualizada y bien organizada, realmente estás ganando para cuando en el futuro te haga falta reclutar a alguien o comprobar el dato de alguna persona de tu plantilla. 

Estas son las principales ventajas de tener una base de datos de candidatos:

• Puedes localizar nuevos miembros para tu equipo en un par de clics: Quizás puedes cubrir una vacante para tu empresa sin procesos de selección, ofertas de empleo, entrevistas, etc. y ahorrarte todo el trabajo y tiempo que esto conlleva. 
• Conocimiento sobre qué puestos son los más demandados: Si vuelcas en tu base de candidatos a las personas que te han interesado después de un proceso de selección y lo comparas con otra oferta para un puesto diferente, podrás ver cuál es el que más fácil es de cubrir o la adecuación de las personas que se presentan al puesto. 
• Envío masivo de información: Una vez bien organizada tu base de datos puedes utilizarla para mandar información de forma simultánea a todas las personas que te interesen y contactar de forma múltiple con muchos candidatos con un solo email. 
• Organización: Esta puede englobar todas las ventajas si lo planteamos bien. Por candidatos puedes organizar sus cv, formularios de datos principales, fechas, formación y hacer filtrado de datos de las variables que necesites en cada momento. 

Esperamos que te sirvan estos consejos y si no te habías planteado crear esta base de datos, por muy poca gente que gestiones ahora, te aseguro que poco a poco agradecerás haber asentado bien las bases de tus candidatos para el futuro. 

Si estás en pleno proceso de selección de personal colgando ofertas de empleo en la red, no olvides que tienes www.trabajaenmedioambiente.com para buscar tus candidatos especializados en el sector del empleo verde. 

Si tienes cualquier duda escríbenos y nos vemos en la siguiente. 

¡Suerte! 🍀